黑龙江日报报业集团印务中心是一家凭借报纸印刷发展壮大的印刷企业，曾两度荣获 全国报业经营管理先进集体 ，并跻身于全国百强印刷企业。但是，长期以来印务中心在管理上仍沿用落后的传统模式，在手工订单、传票的传递过程中，往往造成信息传递不及时、手工单据信息不全面、统计报表反馈慢等问题。
1 998年，印务中心领导决定借助科学的管理手段，彻底扭转和改变这种被动、落后的管理局面。通过多方调研和交流探索，最终将目光锁定在北大方正电子有限公司推出的方正全略数字化管理系统上，并于2002年2月正式签订了合同。方正全略数字化管理系统的应用对印务中心来说无异于是一场企业管理模式上的革命。在该系统的实施过程中．印务中心也经历了一个又一个痛苦的历程，但最终认识到了数字化管理的价值，体会到了管理创造效益的重要意义，并从中得到了丰厚的回报。
提高报纸出版时效
当前，各大报社印刷厂都在考虑引进CTP系统，一方面是为了提高报纸印刷质量，但更重要的是为了提高出版时效，提前半个小时出报。印务中心的报纸印刷车间在使用了方正全略数字化管理系统后，员工可以提前半个小时下班，也就是说，在没有引进CTP系统的情况下，同样达到了提前半个小时出报的目的。仅仅依靠现代化的管理手段就提高了报纸出版的时效，这就是管理创造效益的最佳诠释，方正全略数字化管理系统功不可没。
1 传统模式的弊端
长期以来，胶片发排一直由印务中心的照排车间负责，报纸出版调度需要频繁地通过电话询问照排车间的出片情况，而照排车间根本不了解印刷车间的作业安排，通常按照常规工作流程安排胶片的发排和输出顺序。这样一来，经常会造成某个机台为等一个版次的印版而无法开机印刷的局面。
另外，在传统的管理模式下，报纸调度只能依靠在机台之间巡视而了解和掌握印刷情况，机台发生故障时往往不能及时通知调度，难以及时掌握夜间的整个生产状况。
2．数字化管理的优势
采用了方正全略数字化管理系统之后，由报纸出版调度统一指挥报纸出版。他将各个报纸以作业的形式进行分解，同时将各个作业通过计算机下达到每个报纸生产部门。这样一来，在照排车间可看到每张报纸具体版次的作业划分，当获知某一报纸只等某个版次就可以开机印刷时，照排车间一旦接到该版，即立刻将该版胶片的输出顺序调整到最前面，保证印刷车间可以在第一时间开机印刷。仅这一道工序的调整，报纸就可以提前5～10分钟出版。
拼晒车间可以随时看到报纸各版次的出片情况，按照报纸出版调度的分版情况进行拼晒作业。拼晒结束后，将信息通过网络传递给计算机台，通知机台及时开机印刷。
报纸出版调度还可以通过控制台掌握各机台的工作情况．在两个机台印刷相同报纸的同一版次时．可以根据各机台的生产情况及时调整分配印量．以确保在最短的时间内完成印刷任务。如两个机台各印刷3万份报纸．第一机台已经印刷结束，而第二机台由于某种原因只印了1万份，调度可以立即下达指令要求第一机台加印1万份，而让第二机台少印1万份，保证能够以最快的速度完成印刷。当某一机台出现故障时，报纸出版调度在3O秒内就可得到信息，并根据故障状况决定是否把此机台的工作转移到其他机台。如果需要由其他机台进行印刷．可以合理地将其安排到即将结束生产或者停机待命的机台进行印刷。仅仅依靠合理安排生产．印务中心的报纸印刷车间就赢得了大量的宝贵时间．并节省了版材。
数字化管理系统为报纸印刷生产提供了一个指挥和控制平台．更重要的是．整个报纸出版流程完全在管理层的掌握之中．领导在报纸生产过程中和生产完成后．可以随时掌握想要知道的任何信息。原本只能在统计人员将各个机台报表汇总后才能够得到的统计信息．现在随着每一个作业的完工．每一种报纸的完工．即可呈现在领导面前．为领导的决策提供了可靠依据。
改变报纸印刷管理思想
方正全略数字化管理系统是一场管理理念上的革命．在印务中心生产部门的实施和应用过程中．也经历了一个从抵触到接受．从接受到离不开的过程．经受了管理思想及理念的洗礼。
最初，由于大部分人员已经习惯了传统的管理模式．调度还是靠四处巡视来掌握生产情况，忽略了系统信息共享及发布下达的重要性，经常出现信息下达不及时，影响生产等情况。机台也习惯了自己拿着报条子，自己安排生产，似乎没有了报条子就不知道应该干什么。经领导反复强调，并做了大量的解释工作，员工开始被动地接受这种新的管理模式。然而，在逐步适应这种新的管理模式的过程中，他们也渐渐体会到了其优点．开始接受新的管理模式，并不断提出新的需求．以完善该管理系统。2003年4月．印务中心的报纸出版流程实现了完全以全略数字化管理系统进行生产统计。
数字化的管理让企业管理发生了根本性的变革．根植于人们脑海中的传统的 笔和纸”变成了”键盘和显示器 。印报车间的主任深有感触地说： 现在我们已经离不开它了．它为我们带来的改变是巨大的．而且工人每天可以提前半个小时下班了”。
与ISO9000认证完美结合
ISO9000质量体系认证是目前多数企业都要取得的资格．它强调的是生产环节中的控制．虽然印务中心早在2001年已获得1SO9002质量体系认证证书．但在有些方面应用得还不是十分扎实。然而．在采用了全略数字化管理系统后，对ISO9002质量体系认证的贯彻与实施起到了更进一步的推动和加强作用。该系统 日清日结”的特点和功能，保障了ISO9000认证要求的单据在生产过程中能够自动生成，真正满足了ISO9000质量体系认证所要求的生产过程中的监控．为印务中心提高生产质量和工作效率，增强时效，规范各项工作奠定了基础。
在搬迁过程中发挥作用
为了适应企业不断发展的需要．2003年．印务中心在哈尔滨开发区投资新建了现代化厂房，在不影响出版时效的情况下进行搬迂．难度相当大，在厂房搬迁过程中．全略数字化管理系统的作用功不可没。在所有报纸的相关数据都已到达新厂并且由调度下达到机台，开机印刷后不久．印刷机发生故障，被迫改在老厂印刷。但是，新厂和老厂之间有一定距离．开车最快也要2O分钟，如果依靠电话、汽车将印刷指令和信息传递到老厂．必然会耽误报纸的出版。在这种紧急的情况下．全略数字化管理系统帮助我们解决了难题。通过计算机网路．直接将指令传达到老厂，报纸调度直接指挥老厂的机台安排生产，保证了报纸按时出版。到目前为止，印务中心的经营部还留在市区，通过全略数字化管理系统的经营模块承接其他印刷业务，并通过该系统的财务模块完成收款 开发票的业务。
结束语
全略数字化管理系统将经营．生产、质量、人事．设备．材料．财务等相关部门有机地联系在一起，使传统模式下的平面管理变成了立体管理；通过计算机网络改变了原有分散生产难以控制和掌握的局面．解决了异地生产监控的难题数据共享使原本分散在各个部门的原始数据更好地为企业领导层服务。
当然．软件不是万能的．任何数字化管理软件在某些方面并不能完全满足我们的需求．但是通过合理运用软件的辅助功能．突破管理上的盲区．让参与管理的每一个员工都能发挥自己的创造力．就可为企业创造更高的计算机效益。
信息来源：印刷技术
