引言
如今，随着印刷企业内部运营体系的日趋复杂，由于信息沟通不及时或者沟通失效而导致不同职能部门或者个人之间相互推诿、扯皮的状况已非罕事，因此如何保证印刷企业各部门以及部门内部信息的有效沟通就成了影响企业经营效率的一个重要因素。那么，如何解决这一问题呢7 ”用数字说话”就是一个很好的解决方案，本文就将介绍这一有效的沟通利器。
用数据面对挑战
用数据说话是在追求持续进步的组织中广泛使用的概念，实际上 在经营状况优秀的公司里．不论是管理层 或者是员工阶层都擅长通过寻找正确可靠的数据以做出客观决定的方法来应对每一天面临的挑战。
小小的误解
关于用数据说话，很多人会认为，在一个企业里 只有某些部f3比如财务部才需要例行地使用基于数据而做出决策的方法 比较常见的情形是：企业在推出新产品或者做出重大项目投资以前 需要收集与评价有关数据 而在其它部门或情况下 基于数据的决策行为或者说 用数据说话”的做法往往被忽视。
设想一个似曾相识的情景
大家是否遇到过这样的情形：在某次会议上与会人员凭着自己的主观意念而不是来自实际的客观数据进行着激烈的讨论 结果是每个人都希望坚持自己的意见，所谓的 公说公有理，婆说婆有理”，就是对这种情况最好的描述。
很显然，如果没有采取客观的、可以量化的方式对大家提出的不同解决方案进行评价 每个人的意见似乎都具有相同的分量．都显得很有道理。但是，事实却绝不是那样，不可能一个问题会有那么多具有同等地位的解决方案。因此 收集数据，以数据为决策基础，而不是以谁的主意听起来最有吸引力或谁以前提出过解决某些问题的正确方法来做决定。
数据是特定的信息
数据是可以观察到、可以量化的特定信息 遇到工作问题时便主动寻找相关数据来解决问题是一个不错的好习惯；需要指出的是，需要收集的数据必须依具体发生问题的情况而定，因此，首先就是要将问题澄清，采用3W1H (什么错误What、什么时候Whell，什么地方Whe re，多长时间发生HOWOften)方法可以更快地定位症结所在。有时候，收集数据信息的过程就能很好地描述清楚为了解决问题所需要采取的措施。
一个假想的例子：
在一家报纸印刷企业举行的关于广告制作问题的会议上，有人做出这样的陈述：上个月我们有很多广告错误，因此我们不得不给广告商退回很多费用．我们应该要更加仔细些!
那么，仅凭这样的表述能够说清楚问题吗7仅凭这样的陈述我们能够做些什么呢?
由于没有更多的数据信息．我们无法知道是什么原因导致必须给广告商退款，也不知道这些错误发生在哪个环节，结果是什么都不能做，也无从做起。
收集数据的技巧
收集数据需要一定的技巧．有一点需要牢记．那就是收集数据不是为了追究是谁的责任而是为了更好地解决生产以及运营中的问题，否则．人们就会认为，非常合作地提供真实信息会导致惩罚，结果很可能造成组织成员 集体撒谎 ，数据收集过程也就成了从员工那里获取可靠信息的终点。这也是为什么上面讨论的澄清问题方法是3 W 1 H而不是4WlH的原因(没有Who)。
实施数据收集的具体方法应该因企业 问题而异，没有定规，不过亲临现场是非常有帮助的一个举动，观察问题时要充分调动大脑的思维i多多提问也是一项非常有效的技巧，比如可以尝试问一些类似这样的问题：某某问题多长时间会发生?完成某项工作一般需要花多长时间？
尽管起初使用这样的方法对员工提问时，得到的答案可能是”我不知道，以前没有人问过，因此我也不知道”，没关系，他们下一次就没有借13这样说了。在这种情况下，负责收集数据的人要有一点耐心、最好还要有一点创造性，现场想出一些比较可行的方法，比如，为了大致估计某批印刷品的数量，可以通过清点印品托盘的数量，然后根据每个托盘上的印品数量估计总的产品数量。
勇于使用“用数据说话”
一旦获得了真实的数据．就一定要大胆地使用，让我们再次回到前面那个假想的有关广告退款的例子，如果像下面这样描述，相信肯定会更有助于问题的解决：上个月我们的广告收入损失很大，我们退回了1 0位以电子文档形式提交广告的客户货款． 因为客户提供的广告文档不合适．导致印刷质量很糟糕。电子广告虽然只占广告总量的3O％ ，却占据了广告收入的60％ 。我们该怎么应对这样的问题呢?
结语
遇到问题时，就尝试习惯性地收集并使用数据信息以帮助做出决策．再次提醒注意的是，收集数据信息不应该演变成追究责任的过程，利用收集到的数据信息，大家同心、共同决策．解决问题才是根本。
转载自：印刷质量与标准化
