ISO9000云报集团印务中心以“改革、发展、服务、增效”为主线,引入现代管理理念,推行IS09000国际质量标准(以下简称ISO体系)。经过两年多的努力,ISO体系已基本建立,从效果看,中心各方面运行平稳、高效,印刷质量、服务质量不断提升,印刷成本得到有效控制,职工综合素质明显提高,经济运行进入良性循环。
1根据ISO标准建立文件体系
ISO体系包含企业管理职责、质量体系、合同评审、采购以及过程控制等几个要素。一是印务中心在推行过程中,依据现有企业的规章制度或管理模式进行有效的融合。二是印务中心在执行过程中,是按照ISO质量体系认证标准,即培训、文件编写、内部质量审核认证等方面落实各个环节的。三是印务中心在管理过程中,计划、执行、检查、处理四个阶段的内部管理方式,构成一个有形、高效、周而复始的企业管理体系,使中心的各项管理工作有条不紊,沿着既定的轨道运行。
印务中心(前身叫印刷厂)有近50年历史,中心本身有一套完整的规章制度和业务处理规程。如何把传统的规章制度以及众多的业务处理规程与之有效融合,建立一种新的文件体系并使之有效地运行,也是推行的关键性工作课题。按照ISO体系的几个要素,印务中心根据自身的实际,编制了金字塔式的质量管理体系,为规范中心的经营和生产,提供准确的质量、信息保障。
2理解中推行,推行中加深理解
推行ISO体系的关键在于全体员工的认同,让质量的概念、规范的工作程序根植于全中心每个员工的意识中。开始阶段,员工中有一种模糊认识,认为如我们这样的印刷行业推行ISO体系“没有必要”,对此,中心于2004年6月先后举办了全体员工参加的“IS09000国际标准简介”培训班,聘请老师主讲,使全体员工初步了解ISO体系的由来和基本概念,明确推行的必要性。通过一系列的培训,不仅提高了推行ISO体系重要性的认识。而且明白ISO体系是如何训练员工、保证质量、保存档案和修补缺陷的一种规范化体系的观念,使大家明白了ISO体系是一个管理系统,并非是一种产品,它不是用来检验产品质量的标准,而是用于检验制造商或服务性企业质量体系的标准,其对象不是产品或服务本身,而是提供产品或服务的体系,是为企业的质量管理提供了指南和规范化的程序。通过培训,员工普遍能自觉接受新观念、新思想、新知识,更加坚定推行ISO体系的信心,使大家能自觉地运用ISO体系理论来改进工作质量,不断增强自身素质,以适应管理、执行、监督和参与管理工作,为中心管理上档次和质量体系的有效运行提供有力的保证。
3促进中心各项工作的有效运行
印务中心通过推行ISO体系,明确了各个岗位职责。新的管理模式,使得中心职工按规范化的工作程序开展自己的各项工作,也使得中心的成本管理、固定资产管理、劳动用工管理以及对外服务工作等管理指标变硬了。近来,中心对所有的管理岗位和生产岗位,按各岗位职责、任职资格、履职标准进行岗位描述,充分体现“以人为本”的企业运行特征,为所有的人发挥自己的最大潜能,提供可操作性打下了坚实的基础。
尽管中心规章制度和检测办法较为健全,但从ISO体系看仍存在差距。为此,印务中心按照ISO体系在各科室中增加了内部审核、纠正措施、管理评审、文件体系以及认证评审五个程序,在中心内全面推行。在推行过程中,对各科室、车间进行全面质量审核,从中查找在培训工作、文件管理、固定资产管理、经营人员的服务以及质检员检查的内容、各种记录检查、原辅材料数量记录等,严格按照相关规定做好预防和纠正,其措施如下:
1)要求各科室、车间组织学习《IS09000质量管理体系标准规程》:确实按规程进行运作,提高工作效率。
2)质检员严格按照检查内容和规定频次进行检查,并做好记录:
3)在管理过程中靠情面、靠命令的行政管理逐渐过渡为靠规章、靠制度来管理:由粗放型、经验型的管理转向标准化、规范化的管理:由靠开会、面对面的管理转变为用文件、用记录进行管理。通过不断规范和整改,近年来,印务中心的印刷质量有了质的提高,客户满意度稳中有升,整个印务中心无责任事故、安全事故和刑事案件,为集团的改革发展作出了贡献。
4完善印务中心制度行为
ISO体系是当今国际上企业管理的一种通用性的管理原则。印务中心领导班子汲取标准管理模式中有效用的内容,充实和拓展了中心的管理范围,使管理更趋完善。
1)实行供方管理规定。收集整理原辅材料供应商相关资料,并对供货商进行了认真的评定,对于用量较大的又有多家供应商的,准备采取竞标方式确定供应商,由集团经委办、财务部、印务中心、物资供应部、纪委审计等相关部门进行评标,选出物美价廉的供应商为长年供方。印务中心实行一系列原辅材料进入印刷生产车间的验收标准,确保产品质量。
2)落实评审制度。根据ISO体系的规定,完善各科室、车间的检验和登记制度,规定了验收登记标准,并作为每年履约评审的主要内容,使管理真正实现全过程管理。
通过落实ISO质量体系这一过程,重新构架了印务中心一种新的管理模式。正是这种新体系,使印务中心干部职工在思想观念上得到一种全新的认识,不符合现代企业管理原则的行为与习惯得到纠正,职工在企业内一切行为按规范化、人性化、制度化的轨道运行,提高了云报集团印务中心这一印刷品牌。
转载自:印刷世界