成都黑蚁设计有限公司成立至今已12个年头，虽然我们在20世纪90年代中期就开始用打印机做设计创作，但时至今日我们不敢说对“数字资产管理”有多专业的探讨和评论，只是想把这些年来的实际经验与大家分享，也希望在这方面与有共同发展方向的朋友一起来讨论。
虽然我们在2003年就配备了专业服务器，但应用仅限于简单的域控、存储以及杀毒功能，已不能满足公司不断的发展需要，给管理带来诸多不便。
直到我们了解了苹果打印机数字资产管理解决方案，并引进了Xserve与Xserve RAID硬件设备，才真正体会到“数字资产管理”为我们带来的益处。
一、资料的备份
因行业性质，我们的数据资料从已完成的项目作品备份，到创意必备的素材资料等，繁杂又庞大，而单靠有限的硬盘远远不能满足增长快速的数据保存的需求，用光盘存储备份数据是当时最节约有效的方法，但仍存在诸多弊端。
1.保存期限无法保证。存储光盘被调阅次数过多，随着光盘磨损，数据最后无法正常读出，导致数据丢失。虽然采用双备份，但仍无法确保数据安全。
2.查找CDR文件费时且烦琐。因DVD光盘存储量只有几个GB，而平均单个项目每周均会产生数十个GB的数据备份量，所以虽经分类整理，但查找文件时仍需费时地打开CDR文件编辑软件，先行预览小图后，才能确定是否为需要的文件。
现在，我们将每日生成的海量文件悉数保存在Xserve RAID上，这样可以方便地共享给网络中授权用户，且RAID特性保证了硬件出现故障时的数据安全，避免了大量的、非必要的重复工作。
二、图片资料的检索
创意人员查找图片时，都是在图库目录册上先检索一遍，把所需图片编号记录下来，再在对应光盘上查找并拷贝。随着素材数量的越来越多，只能凭记忆查找素材，往往需要查阅大量的素材后才能找到合适的图片，而且同一项目的不同设计师并不能共享同样的素材。公司为了保证素材光盘数据的完整性，会做多张备份，既费时又烦琐，进而增加了成本，却又不能满足多人同时需要及保证数据的安全性。
现在，我们把原来光盘上的图片及专为项目创作的素材，统统拷贝在服务器上，并通过相应的软件建立了门类清晰的图片相片册，被授权可以查阅的人员可以通过打印机方便、快速地浏览海量素材，而不影响网络使用速度。
三、权限管理
由于服务器存储空间有限，又无充足资金配备足够的阵列设备，而每日生成的海量文件数据，经常会因硬盘空间不足报警。
每个项目小组成员均分布在各专业部门，由于办公区域不在同一空间，而平时又需频繁沟通项目进展情况。通常是利用服务器平台建立项目文件夹共享给项目小组每一成员，但条件所限无法设置详尽，造成重要数据有时被误删等诸多问题，不能确保数据安全。
现在由专人统一管理数据，采用的是一人全程负责制。把文件按时间、内容建立数据库，并存储在一个单独的服务器硬盘上，采用了阵列的手法进行存储，即便此硬盘坏了，数据也不会因此而丢失。这样既解决了因现存的文件无法找到，而使生产力降低的问题，也解决了因原来缺少集中管理而增加制定备份与索引标准的难度和备份等问题。
我们一直重视专业交流，采取开放式管理，同时又担心数据安全问题，所以对数据共享及查阅权限的要求很高。
我们首先在服务器上建立一个本地域，接着在本地域上建立域用户，利用域管理每台打印机，设置一定的权限。各类数据文件依照保密性及公开性分用户授予不同权限分级浏览，这样既保证了文件数据的完整性，同时也确保了文件数据的安全保密性，同时不会因人员的调动而带来工作不便。
2006年底我们搬到位于成都市郊的新总部，在做网络设备规划时自然也要更上一层楼，为了保持与客户更紧密快捷的沟通，互联网线光纤入户（上传速度比原来提升了4倍）配合FTP，可以使客户在办公室就能第一时间浏览到我们要传送的文件，同时也方便员工在任何地点，只要有网络就可以在自己的服务器上调阅文件。还有我们选购了一台带部门管理功能的彩色输出打印机，配合服务器实现授权打印，分部门统计打印数量，节省人力的同时可以有效地控制成本。
“数字资产管理”对于我们的管理发展可说是尤为重要，也希望这一概念让更多的企业了解并应用受益。我们渴望与各界人士一起交流、探讨。
转载自：数码印刷
