随着计算机网络技术和信息管理系统在各领域中的应用， 能否及时、准确地掌握可靠的信息对一个企业的生存和发展显得越来越重要。信息已作为现代企业管理中除人力、物力、财力之外的另一种重要的资源。企业管理的信息化是企业科学管理发展的必然趋势。随着我国加入WTO ， 印刷业与其他行业一样， 同样面临着激烈的市场竞争和巨大挑战。如何科学有效的管理企业， 使企业更适应市场的需求，是一个紧迫而重要的课题。
企业要增加效益、上规模、上档次，就必须放弃粗放式的管理模式， 由经验型管理模式逐步走向数字化管理模式，从以往那种人力、设备优势的竞争，逐步走向管理手段、经营理念的竞争。大力推进信息化、数字化工艺流程，在生产工艺和业务流程中采用数字化流程管理，更好的适应为机关、为社会服务的要求。建立一套科学的规范化和数字化的信息管理系统，是确保企业向着良性发展的可靠保证和必由之路。
一、开发应用信息管理系统的必要性
我厂是专为政府服务的专业性印刷厂， 具有印制产品品种多、数量少、生产周期短、突击性工作多的特点。管理人员一般是身兼数职， 生产人员又要一职多能。为政府各职能部门提供优质、快捷、高效的服务是我们最基本的职责和宗旨。随着改革的逐步深入， 以及业务量的不断扩展， 以往管理模式的弊端也越来越多的暴露出来：客户查询和分类困难，产品核价存在偏差现象， 重复收款、漏收款、跑单、漏单情况时有发生，等等。这些问题不但造成了工作效率低下和成本的增加，同时也已严重地影响了企业的形象。为此，我厂在利用现成局域网的基础上，采用ERP(企业资源计划)的设计思想并结合自身的特点，从1999年8月开始论证、调研、开发信息管理系统，经过两次完善和升级，基本上实现了对印刷信息流、物流、资金流的管理。
二、系统配置
1．硬件配置：
· 服务器：P HI 1 G， 内存256M，2块60G硬盘镜像· 客户端最低配置：CY266， 内存32M，3．2G硬盘
2．软件配置：
· 操作系统：中文Windows 9x／XP／2OOO／NT。
· 数据库：Microsoft SQLServer 7．0
· 开发工具：Powerbui ider
三、系统分类、
主要功能模块及流程：
1．估价管理模块： 公文类估价、书刊类估价、单张彩印类估价、彩印画册类估价、报纸类估价、零件类估价。
2．经营管理模块：客户资料、定单输入、定单审核、定单转生产单、定单台帐、销售收款。
3．生产管理模块：生产单输入、生产进度监控、车间负荷监控、生产审核、生产台帐、生产统计。
4．采购管理模块：供货商户、物资档案、采购申请、采购审核、采购收货、采购退货。
5．库存管理模块：其他入库、其他出库、转库、库存报表。
6．财务管理模块：基础数据、银行初始、发票维护、其他收入、其他支出、取存款。
7．决策管理模块：定单报表、生产报表、采购报表、库存报表、财务报表、人事报表。
8．设备管理模块：基础数据、设备登记、设备变更、设备清理、设备折旧、维修记录。
9．质量管理模块：材料标准、印刷标准、印刷知识、质量反馈。10．人事管理模块：部门资料、员工档案、员工考勤、员工变动、考勤查询、考勤报表。
1 1．行政管理模块：规章制度、会议记录、文档管理。信息管理系统流程图
12．系统管理模块：程序信息、用户信息、系统日志、权限设置、修改口令、数据备份、清空数据、数据恢复、基础设置、纸张设置、工序设置。
四、信息化管理带来的初步成果
1．优化了管理组织结构。信息管理系统的应用，使我厂原有的传统的组织机构和管理手段发生了变革， 实现了“扁平化”管理， 减少了管理层次，优化了组织结构， 明确了各级管理人员的工作职责，将生产经营、财务、供应、销售、固定资产、设备等管理进行了有机的组合，强化了业务联系，实现了全厂数据的共享和交换，基本上达到了对全厂的信息流、物流、资金流的有序管理，做到了管理更正规、服务更规范，更适应现代企业发展的要求。
2．转变了经营理念。全厂紧紧围绕客户一生产一交货一收款这一主线来具体实施，做到以定单为中心，将销售定单和生产计划、车间管理、库存管理紧密结合，实行数据处理共享， 实现了客户报价一分钟、定单查询一分钟、客户结帐一分钟，并对同一张报价单，可以根据用户选择参数的不同生成不同的报价方案。实现了销售管理人员及时、准确查询各定单的销售情况，及时准确了解应收帐款和到帐款情况的需要，并可对客户的信誉度以及客户档案、客户订金、销售发运、销售发票处理等相关数据进行快速查询，适时监控每个定单的执行情况，及时为用户提供各种服务信息，减少了人为带来的差错。3．实现了及时控制。保证了各级管理人员对生产状态的及时查询，对全厂的生产进度和各车间的生产负荷以图表的形式进行生产过程的动态控制。生产管理人员可根据整体定单的生产情况随时进行生产排序，确保定单、计划、生产的有效控制， 大幅度地提高生产效率，降低了生产成本。
针对有些产品在生产过程中有许多不固定的因素，给核价和计划带来一定的难度， 因此我厂在软件中特地加注了不经定单审核而由车间直接生成生产通知单，再根据实际填入生产单的数据信息，直接反馈到经营管理部门核价，及时通报给客户。
4．促进了企业标准化。管理的信息化推进了生产工艺的数字化和标准化工作。
一是在生产过程中将全厂的质量标准、工艺标准和技术参数实行统一的标准化管理。如在生产通知单中预先将开本、版芯、字号等数据进行标准化管理， 并规范了纸张裁切等信息窗口， 自动折算出制版数据信息，解决了由于版芯尺寸偏差给制版工序带来的问题。
二是对在标准化管理范围内的印刷产品， 逐步进行数字化管理。操作人员根据系统预先设置的标准化模块，直接进行数字化制版。由于采用了数字化工艺流程，制版工序的劳动效率提高了4倍。
三是在生产中规范电子数据格式并制定了文件标准，对文件名实行统一管理，统一自动存入服务器的数据库中，方便了以后的查询和数据备份， 定期用光盘刻录机对文件进行刻录，以保证其长期存档。四是为今后推行IS09000质量管理认证体系奠定了基础。
5．强化了对生产设备的跟踪管理。实现了从设备进厂— — 维护保养— — 报废的全程监控，建立了设备台帐、保养维修记录、设备资产管理，保证了设备的良好状态，提高了对设备的管理利用能力。
6．合理的控制各种费用的支出。同时配合电算化的管理，大大提高了财务人员的工作效率。
五、体会和展望
1．企业的信息化建设必须从企业的实际需求出发。印刷业是一个离散型的加工企业，生产设备、生产工艺各不相同，没有现成的通用软件使用，企业需要根据自己的实际情况有针对性的开发。采取总体规划，分步实施，注重实效。
2．企业的一把手对开发信息管理系统必须亲自带头抓，协调实施过程中的技术、人员和资金的问题，经常进行督促检查。
3．寻找具有一定开发能力和信誉较好的开发商进行合作，并要求开发商具有二次开发的能力，及时提供技术和服务上的支持。
4．软件的运行过程需要调动企业各部门人员积寝配合，并经过一段时间的实际运行 才能将软件真正与管理紧密结合起来。硬件的投入要有长远的打算，力争一步到位。
5．注重员工的培训工作，使他们理解信息化管理的意义。计算机运算速度快，数据分析能力强，但原始人员规范化的操作来保证。它是系统以后数据处理的准确、及时、可靠的基础。
6．我厂下一步的目标是准备对客户关系管理(CRH)、成本核算、网上报价等模块的开发，逐步完善、优化和细化各环节管理数据，进一步推进我厂的信息化建设。※
转载自：印刷杂志
