为了解决传输速度、文件格式限制、兼容不同作业平台和字体等限制，Adobe推出了可携式文件格式PDF（Portable Document Format）——全球性公开发送电子文件的标准格式，PDF是一种通用文件格式，兼容所有应用程式或平台建立出来的文件，因为她本身已含有原始档案的字体、格式、颜色以及影像，而且具有压缩功能，只要收件有Adobe Acorbat Reader，就可以浏览或列印文件。
最新推出的Acrobat 4.0通用文件交换应用软件就是以PDF1.3为基础，提供文件交换、协作及传送功能。对香港用家来说，新版本最重要的就是支援中、日、韩(CJK)文字，真正做到全球通用应用程式，利用Acrobat内的Distiller 4.0可将任何语言的Postcript档案转成PDF，要查看和列印含有繁体中文、简体中文的PDF档案就需要Acrobat 4.0了。不过其Mac与windows版本，为了针对不同的用家市场，功能上互有不同，很明显Mac版本的对象是出版市场，而windows版本则对象是商业应用上市场，例如windows版本提供大量E-mail和网页应用的功能，都是Mac版本没有的。这里我们都有就Mac版本的Acrobat 4.0作介绍。
关于PDF
PDF是一种通用的文件格式，不论什么应用程式或平台建立的文件，PDF都可保存所有原始档案的字体、格式、颜色以及图像压缩包含在PDF内，因此档案空间一定比原本的档案细小，非常方便利用电子邮件或互联网发放。任何人只要使用Adobe AcrobatReader，都可以查看、浏览，并可依照原稿的样式将文件列印出来。最新发表PDF1.3版本支援中、日、韩双字节文字，即是话PDF文件内已包含了PostScript的中文繁体字或简体字及其他资料，无论以印刷出版、电子邮件附件、网站刊登或CD-ROM的形式发送，PDF档案都不受限制。
这样看来，PDF可说是PostScript的一种延续，在Postscript列印语言上建立的另一个新的电子文件规格。在互联网或内联网以电子邮件附件或PDF档案浏览文件非常普遍，不过PDF在印刷出版上暂只限于罗马语系文字比较可行，而且在香港PDF输出的公司也不多见。因此PDF在中文字体支援尚在起步阶段，要做到全面性输出含中文字体的PDF档案，Adobe与字体供应商方面需要作出配合。
Acrobat 4.0以PDF为基础，主要功能是将任何格式的文件转换成PDF文件，并可以加上标记、附注和保密选项(只限windows版本),后期的文字及影像编辑，当然可以支援使用繁简体中文。而Acrobat Reader则是免费供任何人士使用的软件，可以查看、浏览PDF文件。Acrobat 4.0的版本非常之多，除了英语版本，还有繁体中文、简体中文、日文、韩文，以及其他罗马语系的版本。今次我们会以Acrobat 4.0英文Mac版作介绍，也会涉及一些windows版本独有的功能，主要都是一些互联网上的应用。
出版流程
在出版业的整个工作流程中，涉及设计、检阅、编辑到印前作业及印刷生产，在这个流程之中PDF电子文件可以替代打稿作品交给客户或同事检阅，你只需要将档案从Pagemaker、Quarkxpress、Illustrator、Photoshop等应用程式转换成PDF档案，不单节省档案空间，还内嵌了所需字体、格式、颜色与影像，从列印、印刷到萤幕显示，都可以得到品质保证。这个PDF档案可以利用E-mail或Web Page发送，收件者只要有AcrobatReader，就能在任何电脑上检视。检阅档案的时候，可以利用新增的功能，有电子附注、醒目提示、刚除线、美工图案印章及其他各式各样的标记工具，在PDF档案上加上意见、编辑及核准，再将档案转回发件者。
编辑好的PDF档案可以利用电子文件传送给印刷厂，新增PDF1.3版本支援OPI2.0和Truetype字体转换，而且加强色彩管理功能，可以嵌入ICC设定档，同时还支援PostScriptLevel3。印刷前最后一刻发现错误，就可以用“Touch-Up Text”（修整文字）工具，修改图像或文字，包括颜色、大小和字型，也可以直接在PDF文件中启动Illustrator或Photoshop编辑图形。
Acrobat的新增强化功能还有：
* 共14款Embedded Basefonts嵌入英文字体
* 预设100%Subset Font-embedding
* 完全支援ICC颜色管理系统
* 预设好建立PDF档案的参数，只要从三个预设选项选择，分别是Screen、Print或Press，减省了繁琐的设定选择。
* 支援切割线（Trim）或出血位（Bleed），而页面大小由原来45×45寸增加到200×200寸。
支援中、日、韩文
Acrobat 4.0支援多国语文，包括繁简体中文、日文、韩文与多种罗马语系语文。
建立PDF档时必须嵌入(Embed)适当的中文字体，否则若建立时不嵌入中文字体，则收件者就必须相同的中文字体，才可以正确地查看PDF档案。如把中文字体嵌入PDF档案，即输出的机器无需安装中文字库就可以输出稿件。目前为止，只有文鼎将会推出PDF的Mac版中文ATM字款（使用跟TruetypeFont一样）。Pc方面，只能使用Truetype字体，Acrobat可以将Truetype字体转换成“widthonly”的CID字体，再由Distiller制作Postscript档案，要直接输出PDF档案，便需要配合拥有PostscriptlevelIII的输出设备。
Windows版本的功能
Windows版的Acrobat 4.0最令人眼前一亮的新增功能是Web Capture，可将单张的网页或整个网站转换成PDF档案，并储存于电脑中，作离线查看、列印或储存等。其他主要功能有：
* 支援Microsoft office、word、Excel或Powerpoint建立PDF档案，或以Drag and Drop的方法将档案拖放在Acrobat的Icon上。
* 转换好的PDF档案仍可以修改与编辑。
* 检阅文件时可加入标记，例如：电子附注、提示文字、圈选文字、划底线及删除线等。
* 建立互动表格。
* 良好保密工作。
结论
虽然PDF可说是Postscript的延续篇，而Acrobat4.0带来了中文字体支援的突破，但市面上能支援PDF输出的公司有限，加上要用户改变输出的习惯，也要一段很长的时间。所以PDF印前界的作用不大，但在出版或办公室内就有很大的方便。
